Provedor de E-mail parou de funcionar. E agora?

A primeira dica é: não entre em pânico. Com isso sob controle, é hora de descobrir a fonte do problema e eliminá-lo.

Para começar, veja se as configurações da conta estão corretas. É importante que a conexão com o servidor de entrada esteja de acordo com as necessidades do e-mail. As informações necessárias sobre a conexão com os servidores são enviadas pelo provedor de e-mail contratado.

Com as informações do provedor, basta seguir as instruções e reconfigurar o e-mail para o envio e recebimento normal de e-mails.

Se você parou de receber mensagens de repente, uma outra causa pode ser problemas técnicos não no seu e-mail, propriamente dito, mas até mesmo no próprio servidor. Quando isso acontece, o provedor da conta coloca um aviso em seu site dizendo qual é o problema e em quanto tempo a empresa espera que ele seja solucionado.

Quando a interface do e-mail é baseada na web (como, por exemplo, em uma conta do Gmail), o caminho mais fácil a percorrer para ver se há esse tipo de problema é acessando a sua conta de e-mail. Tente mandar uma mensagem e ver qual é o aviso que aparece poucos segundos após enviá-la.

Muitas vezes você pode estar recebendo e-mails, mas não em sua caixa de entrada. Por isso, é sempre bom checar a caixa de Spam, para onde muitos e-mails são direcionados automaticamente.

Se o remetente costuma mandar a mesma mensagem para muitos destinatários, como em uma lista de e-mails, é provável que o e-mail seja direcionado para caixas secundárias no primeiro recebimento. A partir daí, você pode sinalizar a mensagem como normal, e não como spam, e começar a recebê-la em sua caixa de entrada, de fato.

O barato que pode sair caro

Ao buscar um provedor de e-mail profissional, muitas empresas contratam plataformas de e-mail muito básicas somente para pagar barato, mas acabam sendo penalizados com indisponibilidade.

Isso porque, para baratear a solução, os provedores mais baratos do mercado operam com servidores muito compartilhados entre outros clientes, o que o torna mais suscetível às falhas e sobrecargas – especialmente em horários de pico.

Por isso, pelo nível de importância que o e-mail tem dentro das empresas, é imprescindível investir em uma solução profissional de provedor de e-mail, como Office 365, que garante disponibilidade, performance, colaboração e dezenas de outras funcionalidades que, no médio prazo, justifica o investimento.

A importância do suporte no provedor de e-mail

Como você pode ver, uma falha de e-mail pode ter várias fontes diferentes, sendo elas a configuração que fazemos, o filtro que estabelecemos ou nosso servidor contratado.

Em qualquer uma dessas fontes, a premissa é sempre a mesma: ao contratar um serviço de provedor de e-mail, tenha em mente que você pode precisar de suporte. Afinal, nem todo mundo vai entender de configurações, nomenclaturas ou saberá decifrar mensagens cheias de termos técnicos que os provedores mandam quando existe algum problema.

É preciso, então, contar com um suporte decente.

É o provedor do serviço quem pode ajudar o usuário a resolver os problemas, já que todas as modificações necessárias para que o e-mail volte a funcionar são feitas de forma remota. Dependendo de quem seja o provedor, ter um contato direto com o especialista da área é ideal para evitar problemas.

Se você utiliza e-mail como uma ferramenta imprescindível do seu negócio, não deixe para pesquisar suas possibilidades de suporte só quando o serviço cair. Um provedor de e-mail que não funciona bem por um dia pode causar sérios prejuízos, inclusive financeiros, para todos os tipos de negócio.

Mudar a senha do e-mail evita esses problemas?

O ideal é que a senha de e-mail mude periodicamente por questões de segurança. Contudo, se seu sistema apresentou algum dos problemas que sugerimos nesse texto, é improvável que apenas a mudança de senha vá adiantar de alguma coisa.

Se você tem uma companhia e os e-mails dos funcionários pararam de funcionar, lembre a equipe dessa “regrinha de etiqueta” enquanto as coisas não voltam ao normal. Quando mais e-mails direcionados a um só servidor, mais vulnerável pode ser o sistema de segurança de mensagens.

Uma coisa que muitos provedores dizem sempre – e que quase não prestamos atenção por parecer bem idiota – é que o problema, no fim, pode ser da conexão. Uma conexão ruim realmente prejudica o envio dos e-mails, por isso não fique envergonhado ao testar essa possibilidade sempre que ficar sem serviço de e-mails.

Se estiver tudo ok com a conexão e você ainda não achou a fonte do problema que está te deixando sem trocar mensagens, converse com a Sinestec. Talvez o que você esteja precisando é de um bom provedor, com suporte de qualidade, para continuar trabalhando.

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